内定承諾書の添え状は不要？採用側の本音と正しい書き方・封筒マナー

内定承諾書の添え状は不要？採用側の本音と正しい書き方・封筒マナーの疑問点について、最新情報を詳しくお届けします。

Q1：添え状を入れ忘れて郵送してしまいました。今すぐ人事に謝罪電話をすべきですか？
A1：謝罪のためだけに電話をする必要はありません。内定承諾書本体が期日通りに不備なく到着していれば、内定が取り消されることはありません。繁忙期の人事担当者にとって、添え状不在の謝罪電話はかえって対応工数を奪うことになります。どうしても気になる場合は、次回メールで連絡を取る際に「先般の書類送付に際し、送付状を同封せず失礼いたしました」と短く書き添える程度に留めるのが賢明です。

Q2：「添え状」「送付状」「送り状」で言葉の使い分けはありますか？
A2：内定承諾書の同封書類としては、実質的にどれも同じ意味として扱われます。一般的に「添え状」「送付状」は手紙や書類に添える文書全般を指し、「送り状」は宅配便の伝票や荷物の内容明細書を指す傾向があります。承諾書類に同封する文書のタイトルとしては「書類送付のご案内」や「内定承諾書類の提出について」とするのが最も標準的です。

Q3：企業から指定された返信用封筒が「長形3号」で小さい場合はどう折ればいいですか？
A3：企業側から長形3号（縦長の定形封筒）が支給されている場合は、三つ折りにするのが正解です。添え状を一番上に重ねた状態で、書類の文章面を内側にして下から3分の1を折り上げ、次に上から3分の1を折り被せます。封筒を開けたときに添え状のタイトル（頭語や表題）が最初に見える向きで封入してください。

Q4：添え状に書く「時候の挨拶」は月ごとに変える必要がありますか？
A4：原則として投函する月に合わせた時候の挨拶（例：4月なら「桜花の候」、10月なら「秋涼の候」など）を用いるのが最も丁寧です。月ごとの表現に迷った場合や季節の変わり目で判断がつかない場合は、年間を通じて使える「貴社におかれましては益々ご隆盛のこととお慶び申し上げます」といった通年対応の挨拶を用いれば失礼には当たりません。